4 Schritte zur Umsetzung

Es sind nur 4 Schritte zur Optimierung Ihrer Kita-Platzvergabe mit kitaVM! Sehen Sie selbst:

1. Klärung des aktuellen bzw. gewünschten zukünftigen Ablaufs (mindestens 4 Monate vor Start)

Im ersten Schritt klären wir mit Ihnen, wie die Platzvergabe bisher abgewickelt wurde und wie der Ablauf un Zukunft sein soll. Es sollen in dieser Vorphase Fragen geklärt werden wie z.B.

  • Welche Stichtage und Fristen soll es geben?
  • Wie sehen die Vergaberunden aus?
  • Wurden bisher Absagen erstellt? Wie sollen die in Zukunft erstellt werden?
  • Wie sollen die Tagesmütter integriert werden?
  • Wie sollen die Dokumente aussehen? Sind Varianten für die verschiedenen Träger notwendig?
  • ...

Unser Ziel ist es, den Ablauf zu optimieren, ohne Einfluß auf die Vergabepraxis zu nehmen.
Wir möchten erkennen, wo der größte Optimierungsbedarf besteht und wo bestehende Abläufe in kitaVM integriert werden sollten.

2. Information und Einbindung der Träger (mindestens 3 Monate vor Start)

Wir empfehlen, die Ziele sowie den Vorschlag zum weiteren Vorgehen möglichst früh mit den nicht-kommunalen Trägern abzustimmen. Mit einer solchen Informationsveranstaltung für die Träger lassen sich eventuelle Fragen direkt klären und mögliche Probleme gemeinsam zu einem Lösungsvorschlag formulieren. Wichtig ist, dass tatsächlich alle Bedenken zur Sprache kommen und offenen diskutiert werden können. Die Vorteile von kitaVM überzeugen die Kollegen schnell, und Anregungen zum organisatorischen Ablauf des zukünftigen Verfahrens sind hochwillkommer Input für ein optimales Planungs- und Vergabeverfahren in Ihrer Kommune!
Im optimalen Fall können wir einen Ansprechpartner des selben Trägers nennen, der die eigene Erfahrungen weitergeben kann.

3. Datenübernahme (mindestens 2 Monate vor Start)

In der Regel existieren bereits Vormerkungen in den Einrichtungen aus der Zeit vor kitaVM. Um für die Einrichtungsleitungen einen schnellen Start zu ermöglichen, stellen wir Ihnen standardisierte Listen zur Verfügung, in die die Vormerkungen übertragen werden. Wir übernehmen diese Daten dann für Sie und importieren sie direkt in kitaVM. Oft liegen diese Daten schon konsolidiert bei der Stadtverwaltung vor, da dort bereits im Vorfeld versucht wird, einen Überblick zu bekommen.

4. Schulung (mindestens 1 Monat vor Start)

Schulung mit Originaldaten, so können in der Schulung gleich die Daten korrigiert und ergänzt werden.
Jemand von der Kommune sollte als Ansprechpartner vor Ort verfügbar sein/teilnehmen, um ggfs. zu erklären, warum die Kommune das Verfahren wünscht.

Fertig! Start in die erste Vergaberunde!

Bei Unterversorgung müssen die "importierten" Eltern einmalig ein Vormerkungsdokument erhalten, damit sie auf dem selben Stand sind wie diejenigen, die bereits ein Vormerkungsgespräch mit kitaVM hatten.

Wir begleiten Sie bei den 4 Schritten zur Einführung von kitaVM und geben bei allen Schritten gerne die Erfahrungen unserer Kunden an Sie weiter!